Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Vlastimil Vlk (podnikající pod značkou Vaqtria)
IČO: 04298586
Sídlo: Ohradní 1355/33, 140 00 Praha 4 – Michle, Česká republika
E-mail: vlastimilvlk@vaqtria.com
Web: vaqtria.com

V jakékoli záležitosti týkající se ochrany osobních údajů mě můžete kontaktovat na: vlastimilvlk@vaqtria.com.

Podle toho, jaký formulář odešlete nebo jakou službu využijete, mohu zpracovávat zejména:

A) Kontaktní údaje

• jméno a příjmení,
• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo,
• firmu, pracovní pozici nebo další informace, které dobrovolně poskytnete.

B) Údaje o projektu a zakázce

• požadované AI řešení, automatizaci, integraci nebo vývoj software na míru,
• rozsah, časový plán, cenu, způsob platby a stav platby,
• informace potřebné k potvrzení a realizaci zakázky,
• poznámky, které přidáte k poptávce nebo objednávce,
• informace sdílené během analýzy, implementace, integrace, testování, nasazení, školení a poprodejní podpory.

C) Fakturační údaje

Pokud je potřeba vystavit fakturu nebo účetní doklad, mohu zpracovávat:

• název firmy nebo jméno klienta,
• IČO,
• DIČ, pokud je uvedeno,
• fakturační adresu,
• platební údaje,
• variabilní symbol / referenci,
• zprávu pro příjemce,
• údaje obsažené v účetních a daňových dokladech.

D) Údaje z kontaktních formulářů, stažení materiálů a poptávek po demu

• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo, pokud je vyžadováno nebo dobrovolně poskytnuto,
• informaci o tom, o který obsah, demo, case study, materiál nebo službu jste projevili zájem,
• datum a čas odeslání formuláře,
• technické informace související s odesláním,
• údaje nebo technicky upravené údaje používané k měření efektivity reklamy, sledování konverzí, remarketingu a přiřazování návštěv nebo registrací k reklamním kampaním — pouze pokud to konfigurace webu a váš souhlas umožňují.

E) Komunikační údaje

• obsah e-mailové, telefonické, videohovorové nebo jiné komunikace,
• informace o naplánovaných schůzkách a hovorech,
• poznámky potřebné pro navazující komunikaci, konzultace nebo realizaci projektu,
• informace o tom, zda jste souhlasili s přijímáním informací nebo dalšího kontaktu.

F) Technické údaje

Při používání webu nebo formulářů mohou být zpracovávány následující technické údaje:

• IP adresa,
• datum a čas návštěvy nebo odeslání formuláře,
• zdroj návštěvnosti,
• informace o zařízení, prohlížeči a operačním systému,
• cookies a podobné technologie,
• údaje nezbytné pro zabezpečení webu a prevenci zneužití formulářů.

Nezpracovávám zvláštní kategorie osobních údajů jako zdravotní stav, náboženství nebo politické názory. Prosím, tyto informace nesdílejte, pokud to není nezbytně nutné.

Data klientů uvnitř AI systémů. Při realizaci AI řešení na míru, automatizací nebo integrací mohu dočasně zpracovávat data z vašich systémů (dokumenty, datasety, znalostní báze, interní komunikaci) výhradně za účelem tvorby, testování a nasazení dohodnutého řešení. Tato data jsou zpracovávána na základě samostatné smlouvy o zpracování osobních údajů nebo smluvních podmínek a nejsou využívána k trénování žádného veřejného AI modelu.

Osobní údaje získávám zejména:

• přímo od vás při odeslání formuláře na webu,
• přímo od vás během e-mailové, telefonické, videohovorové nebo jiné komunikace,
• když si vyžádáte konzultaci, demo, nabídku nebo projekt implementace AI,
• když si vyžádáte přístup ke case study, materiálu nebo jinému obsahu,
• od firmy, organizace nebo osoby, která mě jménem vás zapojí do projektu nebo konzultace,
• z veřejných rejstříků, pokud je potřeba ověřit fakturační nebo identifikační údaje,
• z technických systémů používaných k provozu webu, formulářů, e-mailové komunikace, rezervací a analytiky.

A) Vyřizování poptávek, komunikace a příprava zakázek

Účel: Odpovědi na poptávky, upřesnění požadavků, návrh dalších kroků, sjednávání úvodních hovorů a příprava projektů implementace AI, automatizace nebo vývoje software.
Právní základ: Předsmluvní opatření, plnění smlouvy nebo oprávněný zájem na vyřízení komunikace a navazujících kroků.

B) Dodání AI řešení, automatizace, software a konzultací

Účel: Příjem projektu, příprava smlouvy, návrh a realizace AI řešení, integrace s vašimi systémy, testování, nasazení, školení uživatelů, zákaznická podpora a průběžná spolupráce.
Právní základ: Plnění smlouvy nebo předsmluvní opatření přijatá na vaši žádost.

Bez těchto údajů nelze zakázku, konzultaci ani projekt implementace řádně realizovat.

C) Fakturace, účetnictví a daňové povinnosti

Účel: Vystavování faktur, evidence plateb, vedení účetnictví a plnění daňových a jiných zákonných povinností.
Právní základ: Plnění právní povinnosti.

D) Zasílání vyžádaných materiálů, nabídek a výstupů

Účel: Zasílání nabídek, case studies, dokumentace, specifikací, výstupů, přístupových údajů, dem nebo jiného obsahu, který jste si vyžádali nebo který je součástí zakázky.
Právní základ: Plnění smlouvy, opatření přijaté na vaši žádost nebo souhlas, podle situace.

E) Telefonický kontakt po odeslání formuláře nebo poptávky

Pokud uvedete telefonní číslo, mohu ho použít zejména pro:

• provozní komunikaci,
• upřesnění poptávky, rezervace nebo rozsahu projektu,
• odpověď na vaši otázku,
• krátkou konzultaci, pokud jste si ji vyžádali,
• navazující komunikaci po demu, stažení materiálu nebo odeslání formuláře — pro zpětnou vazbu, zodpovězení otázek, doporučení dalších kroků nebo informování o souvisejících službách.

Právní základ: Plnění smlouvy, předsmluvní opatření, oprávněný zájem na vyřízení vaší poptávky nebo souhlas s telefonickým kontaktem s obchodní či marketingovou nabídkou.

Pokud si nepřejete být telefonicky kontaktováni s navazujícími nabídkami, stačí mi to sdělit a pro tento účel vás již kontaktovat nebudu. Telefonní hovory nejsou nahrávány, pokud to není předem výslovně dohodnuto.

F) Newslettery a informace o souvisejících službách

Účel: Zasílání praktických tipů, technických poznámek, doporučovaných nástrojů, novinek, pozvánek na akce a informací o službách implementace AI, automatizacích, vývoji software na míru, konzultacích a souvisejících nabídkách v oblasti umělé inteligence, produktivity a optimalizace firemních procesů.
Právní základ: Souhlas nebo oprávněný zájem / zákonná výjimka pro stávající zákazníky u podobných služeb, pokud jste stávajícím klientem a neodhlásili jste se.

Souhlas s přijímáním obchodních sdělení je dobrovolný a není podmínkou pro poptání služby, konzultace nebo jakéhokoli materiálu — pokud není u konkrétního formuláře výslovně uvedeno jinak. Odhlásit se můžete kdykoli, například přes odhlašovací odkaz v e-mailu nebo zasláním zprávy na vlastimilvlk@vaqtria.com.

G) Ochrana právních nároků a řešení sporů

Účel: Ochrana práv, vyřizování reklamací, vedení záznamů o komunikaci, prokazování souladu a obhajoba právních nároků.
Právní základ: Oprávněný zájem na ochraně práv a právních nároků.

H) Provoz, zabezpečení a zlepšování webu

Účel: Zajištění správné funkce webu a formulářů, prevence zneužití, základní technické logování, měření návštěvnosti a zlepšování obsahu.
Právní základ: Oprávněný zájem na provozu a zabezpečení webu. U analytických, marketingových a jiných nezbytných cookies je právním základem souhlas.

Údaje potřebné pro vyřízení poptávky, realizaci projektu, vystavení faktury nebo splnění zákonných povinností jsou nezbytné. Bez nich nemusí být možné službu poskytnout.

Údaje poskytované pro marketing, newslettery, navazující nabídky nebo některé formy telefonického kontaktu jsou dobrovolné, pokud u konkrétního formuláře není jasně uvedeno jinak.

Souhlas lze kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu předány následujícím kategoriím příjemců:

• poskytovatelům webu, hostingu, databází a formulářové infrastruktury,
• poskytovatelům rezervačních a plánovacích systémů,
• poskytovatelům e-mailových a newsletterových platforem,
• poskytovatelům online meetingů, webinářů a kalendářových nástrojů,
• poskytovatelům AI platforem a infrastruktury použité k realizaci dohodnutého řešení (obvykle na základě smlouvy o zpracování osobních údajů),
• poskytovatelům cloudu a úložišť použitých k hostování dodaného řešení,
• poskytovatelům účetních, fakturačních a daňových služeb,
• bankám a platebním institucím,
• poskytovatelům analytických a marketingových nástrojů, pokud jsou používány,
• osobám zajišťujícím technickou správu, bezpečnost a údržbu,
• právním, účetním nebo daňovým poradcům, pokud je to potřeba,
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

V praxi to může zahrnovat služby a nástroje jako Google Workspace, Google Meet, Google Calendar, Cal.com, MailerLite, Postmark, AI platformy (např. OpenAI, Anthropic, Google nebo srovnatelní poskytovatelé) použité k vytvoření a provozu dodaného řešení, cloudovou infrastrukturu (např. Cloudflare, Supabase, AWS nebo srovnatelné poskytovatele), fakturační a účetní systémy, hostingové a databázové služby a další srovnatelné nástroje používané k provozu webu, formulářů, komunikace, rezervací, analytiky a realizaci projektů.

Osobní údaje nikdy nejsou prodávány třetím stranám.

Někteří poskytovatelé nástrojů a služeb mohou osobní údaje zpracovávat mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, zejména poskytovatelé cloudové infrastruktury a AI platforem.

Pokud k takovým předáním dochází, probíhají výhradně za vhodných právních záruk, jako jsou rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany, standardní smluvní doložky nebo jiné mechanismy podle GDPR.

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro daný účel. Obvyklé doby uchování jsou:

• Poptávky a běžná komunikace bez následné zakázky: obvykle nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace.
• Projekty implementace AI, konzultace a průběžná spolupráce: po dobu trvání zakázky a poté po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků.
• Účetní a daňové doklady: po dobu vyžadovanou zákonem, obvykle 5 až 10 let podle typu dokladu.
• Údaje související s dodanými materiály a přístupovými údaji: po dobu nezbytnou k dodání, podpoře a případně ochraně právních nároků.
• Marketingové e-maily a newslettery: dokud se neodhlásíte nebo neodvoláte souhlas.
• Záznamy o souhlasech a odhlášeních: po dobu potřebnou k prokázání, že souhlas byl udělen nebo odvolán.
• Telefonní číslo pro navazující kontakt: po dobu nezbytnou k uskutečnění hovoru a dokončení navazující komunikace, ne déle než účel, pro který bylo poskytnuto.
• Technické údaje, bezpečnostní logy a cookies: po dobu nezbytnou k provozu, zabezpečení a analýze webu podle konfigurace nástroje a cookies.

Po uplynutí příslušné doby jsou údaje vymazány nebo anonymizovány, pokud neexistuje jiný zákonný důvod pro jejich další uchování.

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména právo:

• na přístup ke svým osobním údajům,
• na opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů,
• na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky GDPR,
• na omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
• vznést námitku proti přímému marketingu,
• na přenositelnost údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo plnění smlouvy a probíhá automatizovaně,
• odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na: vlastimilvlk@vaqtria.com.

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu se zákonem, můžete se také obrátit na:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika
Web: uoou.gov.cz

Pokud jste udělili souhlas s přijímáním obchodních sdělení, telefonickým kontaktem nebo jiným marketingovým zpracováním, můžete ho kdykoli odvolat.

Souhlas můžete odvolat například:

• kliknutím na odhlašovací odkaz v e-mailu,
• zasláním e-mailu na vlastimilvlk@vaqtria.com,
• sdělením během telefonního hovoru, že si nepřejete být dále kontaktováni.

Pokud vznesete námitku proti přímému marketingu, vaše osobní údaje již nebudou pro tento účel zpracovávány.

Neprovádím automatizované individuální rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

AI systémy dodávané klientům mohou zahrnovat automatizované zpracování, ale jejich použití, konfigurace a případné související rozhodování se řídí smlouvou o dodání řešení a odpovědností klienta jakožto správce údajů.

Používám vhodná technická a organizační opatření, abych zabránil neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití nebo poškození osobních údajů. Jde zejména o:

• omezení přístupu k osobním údajům,
• používání bezpečných nástrojů a služeb,
• ochranu účtů silnými hesly a vícefaktorovým ověřením,
• udržování systémů v aktuálním stavu,
• minimalizaci údajů,
• zpracování pouze těch údajů, které jsou pro daný účel nezbytné.

Web může používat cookies a podobné technologie.

Nezbytné cookies

Nezbytné cookies jsou potřeba pro správnou funkci webu, formulářů, zabezpečení a základních funkcí. Mohou být používány bez souhlasu.

Analytické a marketingové cookies

Analytické, marketingové a další nenezbytné cookies a podobné technologie jsou používány pouze s vaším souhlasem, pokud zákon nestanoví jinak. Mohou být použity k měření návštěvnosti, hodnocení výkonu reklam, podpoře remarketingu, zlepšování obsahu a přiřazování návštěv nebo registrací k reklamním kampaním. V praxi mohou být použity reklamní, analytické a měřicí nástroje poskytovatelů jako Google, Meta nebo srovnatelné. Tyto nástroje mohou zpracovávat technické údaje o návštěvě webu, zařízení, prohlížeči, zdroji návštěvnosti, navštívených stránkách a provedených akcích. Pokud to konfigurace nástroje a webu umožňuje, mohou být kontaktní údaje zadané do formuláře (např. e-mail nebo telefonní číslo) použity v technicky upravené nebo hašované podobě pro měření konverzí, přiřazování kampaním a zlepšování cílení reklamy.

Vložené formuláře, rezervační systémy a externí nástroje

Web může obsahovat vložené formuláře, rezervační widgety, videa, kalendáře, platební prvky nebo jiné komponenty třetích stran. Tyto nástroje mohou zpracovávat technické údaje a cookies podle své vlastní konfigurace a zásad ochrany soukromí.

Tyto zásady mohou být čas od času aktualizovány, například pokud dojde ke změně nástrojů, formulářů, služeb nebo právních požadavků.

Aktuální verze je vždy dostupná na tomto webu.